ESPRITナレッジャーはホームページを入り口として情報をデータベース化し経営に生かすための製品です

携帯電話から業務報告をスピーディに！

■導入背景

株式会社プラザクリエイトは、事業のひとつとして全国約950か所に独自で開発した「証明写真BOX」を設置し、その運営管理を行っている。
「証明写真BOX」は、コンビニエンスストアや商業施設等に設置される証明写真撮影をセルフサービスで行ういわゆる「自動販売機」である。近時、飲料などの自動販売機には専用の通信端末などが組み込まれ、売上や在庫を管理本部に送信するシステムが主流となっている。だが「証明写真BOX」では、飲料などの自動販売機とは異なり、内部に保管するのが機械的にカウントすることが極めて難しい印刷用紙であるという性質をもつ。出力の際に印刷用紙が機械に詰まってしまったり、紙と紙が重なってしまったりと、実際の用紙在庫とカウントがずれてしまう可能性が若干ながらあるためだ。このため、同社では専門の管理要員を全国で約50名前後を採用し、各機の管理、集金業務を行っている。
楽楽サービス導入以前は、これらの管理要員が記録用紙に売上や在庫枚数のカウント数を手書きで記入し、本部にＦＡＸなどで送るという業務フローとなっていた。しかし、この方式では、実際の集金から本部に情報が届くまでに数日かかってしまううえ、届いた情報を本部で再入力する手間がかかっていた。

「証明写真BOX」の上記のような特性から、専門要員の役割はなくてはならない重要なものであるが、報告の遅れは本部での業務での遅れにつながる。この点について、同社では解決策をITを利用することに求めた。第一目標は、現場での集金日と本部が数値を把握するタイムラグをできるだけなくすことであった。しかし、独自システムの導入ということになれば、当然相応のコストもかかってしまう。そこで選考の対象となったのが、ASPやSaaSといったクラウドサービスであった。
当時のサービス検討の基準について、システム担当の山田氏は次のように述べている。
「まずは携帯電話に対応していること。しかも（管理要員の個人の携帯電話で行うため）どのキャリアでも使えるということが第一の条件でした。次に価格。同様のサービスの中で、より低コストで導入できるものを選びました。あとは、エスプリという社名がおしゃれだったこともありましたね（笑）。」
2008年夏ごろから開始されたサービス選定のミッションは、約半年の検討期間を経て2009年1月に楽楽売上報告サービスの本格導入に至った。

業務の流れとしては、証明写真BOXの設置された現場で、管理要員が携帯電話から該当の号機番号、売上金額、在庫枚数などの必要事項を携帯電話の各項目に入力、送信を行う。サーバに届いたデータを、本部側でCSVファイルとしてダウンロードし、vlookup関数などを用いてExcelで集計を行っている。
携帯電話での入力画面は、選択式または数値入力のみとすることで文字変換を抑制して入力ミスを減らしている。また、管理要員を管理しているテクノサポートセンターの石出氏を中心に、入力画面の画像を交えた業務フロー全般についてのわかりやすいマニュアルを作成するとともに、入力エラーなどが発生した場合には、誤入力をした管理要員にいつ、どのような間違いをしたのかをフィードバックすることで再発防止を徹底している。
一方、数値を管理する本部側では、デジタルデータとしてデータが蓄積されるため、集計処理が従前に比べて格段に速くなったという。ただし、そのためには、データが一定のルールに基づいて入力されている必要があり、そのためテクノサポートセンターでは、運用ルールを詳細に策定し、前出のマニュアル等を使って管理要員に徹底することで、画一的なデータ管理を担保している。
こうした現場と本部の尽力により、導入後1年を経過した現在、誤入力などの発生はほとんどない状態にまでなった。

テクノサポートセンターの石出氏は、楽楽売上報告サービスの導入効果について、次のようにコメントしている。
「とにかく本部側での集計が格段に速くなりました。CSVにしたら、すぐにExcelで集計できますから。（中略）現場からの報告も紙でやっていた頃に比べれば即時性というか、スピーディになりましたね。」
運用面やサービスの機能面について、今後の社内の業務効率化の動きに併せてまだまだ改善していきたいところもあるが、サービス導入の効果については概ね評価をしていると話した。

石出氏
（楽楽売上報告）サービスについては、期待した効果が出ていると思います。あとは送信内容や送信履歴が現場でもわかるような機能などがあるといいと思います。今後もいろいろとご相談させていただきながら運用していきます。宜しくお願いします。